0-800-1-008-800 (TOLL FREE)

Home » Artikel » OFFICE HACK – Memusnahkan Dokumen Rahasia yang Tak Terpakai Lagi dengan Mesin Shredder


OFFICE HACK – Memusnahkan Dokumen Rahasia yang Tak Terpakai Lagi dengan Mesin Shredder

Mesin Penghancur Dokumen / Shredder

Cukup mengherankan dan mengejutkan bahwa banyak kantor saat ini masih membuang berkas (dokumen) rahasia mereka dengan cara yang tidak benar. Metode pembuangan yang paling umum dilakukan adalah hanya dengan merobek dokumen menjadi potongan-potongan kecil menggunakan tangan. Rupanya pembuangan bekas-bekas dokumen yang tergolong confidential/rahasia ini masih dianggap hal sepele bahkan oleh bank-bank besar, dan hotel berbintang 5. Nampaknya karena mereka kurang menyadari bahwa dokumen-dokumen seperti itu seharusnya dimusnahkan dengan cara yang aman.

Saya mau berbagi pengalaman ketika saya mengajukan permohonan untuk membuka rekening baru di sebuah bank besar di Indonesia. Pada saat itu petugas customer service ternyata salah dalam memfotocopy halaman paspor saya, dia mengatakan kepada saya bahwa dia harus mengulang lagi memfotocopy dan salinan pertama tadi akan dibuang. Ternyata, dia hanya merobek salinan halaman paspor saya itu dan membuangnya ke keranjang sampah. Dia tidak sadar, jika yang dibuangnya itu adalah KTP Indonesia, orang lain bisa mengambil informasinya dan dapat digunakan untuk berbagai transaksi dan aplikasi online tanpa disadari oleh pemiliknya.

Umumnya, di hotel juga terjadi hal yang sama, yaitu staf hotel menangani banyak dokumen rahasia milik pelanggan misalnya salinan KTP, dan setelah diperlukan, seringkali membuangnya dengan cara yang tidak tepat. Informasi pribadi dari KTP dan informasi kartu kredit disimpan oleh hotel ketika tamu check-in di hotel. Setelah digunakan, Informasi ini seharusnya dibuang dengan benar, jika tidak akan mudah disalahgunakan.

Di kantor-kantor, ada banyak dokumen informasi yang harus dimusnhakan dengan benar untuk menghindari penyalahgunaan – misalnya informasi pribadi staf, informasi gaji, laporan laba dan rugi sementara, pengembalian pajak tahunan karyawan, dll. Namun, praktik pemusnahan dokumen yang sering terjadi di banyak perusahaan adalah hanya merusak/merobeknya dengan tangan – tanpa sadar bahwa robekan-robekan dokumen-dokumen ini dapat dengan mudah diambil dan disusun kembali.

Mendapatkan mesin penghancur kertas dan menerapkan prosedur operasi standar untuk memusnahkan informasi rahasia adalah kunci untuk meningkatkan privasi dan keamanan dalam suatu organisasi. Mesin penghancur kertas atau shredder pada dasarnya memiliki beragam kecepatan proses penghancuran, kapasitas dan jenis potongan penghancuran, misalnya potong lurus atau potong silang. Dan biaya operasional mesin penghancur kertas ini sebenarnya tidak lebih dari 15.000 rupiah per hari; tetapi dapat memastikan bahwa dokumen-dokumen rahasia dibuang dengan aman.

Nantikan artikel selanjutnya tentang bagaimana memilih mesin penghancur kertas/shredder yang tepat untuk kantor Anda. (VL/PTT)