Dewasa ini, penggunaan sistem Point of sale (POS) semakin banyak ditemukan bahkan sampai ke gerai-gerai kecil. Sistem pembayaran sudah bisa menggunakan kartu kredit, maka banyak pelaku usaha di bidang makanan khususnya mulai mencari kemungkinan-kemungkinan baru dalam menerima pembayaran. Peranti lunak POS yang berbasis Cloud saat ini sedang booming di pasar. Di satu sisi tersedia banyak opsi yang bisa kita pilih – namun di sisi lain bisa jadi membuat bingung dimana harus memulai. Penuntun cepat ini akan membantu Anda mempersempit fokus untuk memastikan bahwa Anda tidak sedang membuang waktu mencari aplikasi yang keliru.
1. Tidak perlu berpikir mengenai peranti keras.
Secara historis, POS yang bergantung pada perangkat keras memaksa Anda untuk mempertimbangkan segala perangkat keras yang Anda miliki atau perlu Anda pertimbangkan. Tetapi ini adalah cara lama dalam membuat keputusan memilih perangkat lunak. Saat ini koneksi internet dengan bandwidth yang semakin dapat terjangkau sudah tersedia di banyak daerah. Anda hanya perlu menjalankan perangkat lunak Anda sebagai layanan cloud dan biarkan orang lain yang menangani komputasi – dengan demikian Anda tak perlu membeli dan memelihara server sendiri. Anda bisa fokus memulai bisnis restoran.
2. Tentukan kebutuhan Anda
Bahkan di dalam ruang yang tampaknya sempit pada kategori “Restaurant POS”, ada berbagai penawaran yang bisa pas melayani berbagai kebutuhan. Beberapa jenis POS restoran itu mungkin cocok untuk kedai kopi dengan menu terbatas, dan beberapa lainna dapat dirancang di sekitar dapur misalnya melacak bahan, bukan item menu. Sedangkan jenis lain mengambil pendekatan modular dengan menawarkan perangkat lunak yang dapat diperluas melalui add-on yang bisa dikembangkan sendiri atau oleh pihak ketiga. Beberapa area yang perlu dipertimbangkan saat Anda mendefinisikan persyaratan Anda (ini tidak boleh dianggap sebagai daftar definitif, tetapi saran saja sebagai titik awal saat Anda menentukan persyaratan Anda) adalah:
Payment/Accounting – Pastikan POS yang baru bisa terintegrasi dengan prosesor kartu kredit. Hal yang sama berlaku untuk perangkat lunak akuntansi Anda. Penting juga untuk memastikan POS mendukung standar keamanan EMV yang baru. Pada Oktober 2015, pedagang harus siap untuk itu jika tidak akan menghadapi risiko tanggung jawab atas pelanggaran data.
Inventory – Apa yang perlu Anda catat? Seberapa rinci Anda perlu mengelola inventaris Anda?
Order Flow – Apakah Anda menawarkan layanan meja? Bagaimana pesanan sampai ke dapur? Sistem nirkabel berbasis tablet dapat mengatur aliran informasi, dari meja ke dapur dan kembali lagi.
Reporting – Selalu pastikan jenis pelaporan yang ditawarkan sistem benar-benar bermanfaat bagi Anda, dan Anda memiliki kemampuan untuk memfilter hasil berdasarkan kriteria Anda sendiri.
Customer Relationship Management – Anda mungkin tidak berpikir Anda membutuhkan ini, tetapi kemungkinan besar Anda membutuhkannya. Selain itu, setiap POS walaupun dipakai dengan cara sewa per bulan seharusnya sudah termasuk fasilitas untuk mendapatkan informasi pelanggan dan menyimpannya.
Cek Fitur-fitur Lain yang Berhubungan dengan Restoran – Ada banyak hal kecil yang pasti tidak boleh terlupakan misalnya , slip pembayaran, open tab, pengelolaan meja makan, kemampuan menambahkan pengubah pada pesanan, dan varian item (contoh : S, M, dan L).
Dukungan Teknis – Apakah tersedia selama jam kerja?
Dukungan Offline – Apakah tetap bisa berjalan jika terjadi putus koneksi internet?
3. Pikirkan budget Anda, tetapi jangan berlebihan.
Kebijakan konvensional menyatakan bahwa anggaran POS Anda terkait dengan pendapatan Anda dengan persentase (misalnya: banyak yang berpikir Anda harus menghabiskan 1% – 2% dari penerimaan tahunan Anda). Ini adalah resep untuk pengeluaran berlebihan. POS tidak lagi merupakan investasi dalam perangkat keras dan perangkat lunak termasuk support; itu hanyalah layanan lain yang datang melalui jalur internet. Anda tidak akan menghabiskan lebih banyak untuk listrik hanya karena Anda mendapatkan lebih banyak pendapatan. Tidak ada paket internet kabel $ 10.000 sebulan untuk orang yang menghasilkan $ 7 juta atau lebih per tahun. Anda memerlukan POS khusus supaya layanan ini merupakan biaya yang diperlukan. Setelah mempersempit pencarian Anda ke beberapa opsi, cari tahu berapa biaya masing-masing — dimuka dan kemudian bulanan — dan masukkan angka itu ke dalam rencana bisnis Anda. Kemudian hubungi reseller dan negosiasikan kesepakatan yang lebih baik. Jika tidak berhasil nego, masalah mungkin ada di rencana bisnis Anda, bukan POS.
4. Tetapkan rencana-5-tahun
Mungkin Anda memulai dari yang kecil, dan berencana untuk menambahkan layanan dan ruang suatu saat nanti. Kios kopi cepat saji dapat berkembang menjadi kafe dengan layanan lengkap hanya dengan merobohkan tembok dan membersihkan puing-puing. Memiliki POS yang dapat tumbuh bersama Anda dapat mencegah Anda harus melalui semua ini lagi. Vendor yang menjalin kemitraan kuat dengan pengembang lain dan membagikan API-nya secara bebas akan memberi Anda tingkat pemeriksaan terbesar di masa depan.
5 Uji Coba
Setelah mempersempit pencarian Anda dan menjalani beberapa latihan penetapan harga, tentukan 2 atau 3 opsi mana yang menjadi favorit Anda, dan kemudian coba saja sistem POS nya. Barangkali hanya sedikit sekali perusahaan cloud POS yang tidak menawarkan uji coba gratis, tetapi bahkan mereka akhirnya akan menyediakannya untuk Anda jika Anda memintanya dengan baik. Uji perangkat lunak untuk kemudahan penggunaan. Bagaimana cara mengkonfigurasi POS untuk pertama kalinya? Bagaimana dengan menambahkan inventaris dan menelepon pesanan? Apakah tata letaknya intuitif? Anda bisa merasakan POS yang bagus hanya dengan mencoba-cobanya selama beberapa jam.
6. Uji coba juga dukungan yang diberikan.
Dengan asumsi Anda telah memverifikasi bahwa dukungan teknis tersedia saat Anda membutuhkannya, dan bahwa pengujian Anda berjalan dengan lancar dan Anda puas dengan stabilitas / utilitas perangkat lunak, masih ada satu langkah penting lagi. Pastikan dukungan mereka bermanfaat. Cobalah membuat masalah. Tanyakan kepada mereka bagaimana solusi atas masalah itu. Telepon atau email atau keduanya. Hanya karena semua terlihat bagus dimuka tidak berarti sesuatu tidak akan rusak di masa nanti, maka sangat baik untuk memastikan Anda akan memiliki tim pendukung yang kompeten dan responsif yang bisa dijangkau. Jangan lupa untuk melihat situs web dukungan mereka juga.
7. Ambil keputusan.
Tidak ada kebijaksanaan universal untuk memilih pilihan akhir Anda. Jika Anda telah mengikuti semua langkah, kemungkinan akan ada satu yang menonjol.