Masih ingatkah Anda ketika semua berkumpul di ruang konferensi untuk mengadakan rapat? Ketika kita menempatkan sebanyak mungkin orang di sekitar meja rapat, sementara yang lain mengambil kursi dan duduk di sekitar meja rapat? Semua itu terasa seperti baru kemarin terjadi, bukan? Yah, meskipun rapat akan selalu terjadi dan ada, namun saat ini cara kita mengadakannya telah berubah, mungkin juga perubahan itu akan berlangsung selamanya.
Sudah hampir dua tahun kita hidup di dalam pandemi global ini dan ada beberapa hal yang telah berubah selamanya dalam dunia bisnis, termasuk penggunaan teknologi digital, lingkungan kerja yang fleksibel dan rapat-rapat virtual.
Rapat virtual atau hybrid akan tetap ada, setidaknya untuk masa mendatang yang sudah di depan mata ini dan untuk perusahaan yang tahu cara agar tetap produktif dengan kolaborasi jarak jauh akan merasakan lebih mudah berkembang.
Kita semua pernah melihat meme atau video orang-orang yang menghadiri rapat virtual tampak seperti baru saja bangun dari tempat tidur, atau “lupa” mengenakan celana, dan secara tidak sengaja berdiri sehingga terlihat di kamera! Ada juga kejadian anjing-anjing yang menggonggong di latar belakang rapat virtual atau anak-anak yang berjalan ke dalam ruangan untuk berbicara dengan ibu atau ayah mereka.
Semua kejadian yang tak terelakkan itu tentu dapat memalukan kita sendiri. Nah, mari sekarang kita tinjau beberapa hal untuk dipertimbangkan sewaktu menghadiri rapat virtual. Di bawah ini 5 hal yang perlu dan jangan dilakukan dalam hubungannya dengan etiket rapat virtual:
PERLU DILAKUKAN
1. Tepat Waktu
Berapa kali Anda mengalami menghadiri pertemuan di mana Anda terpaksa menunggu agak lama hadirnya seseorang yang berkaitan dengan diskusi? Rupanya, manajemen waktu menjadi masalah besar pada rapat virtual, dan juga pada rapat offline. Jika sebagian besar pertemuan dijadwalkan berlangsung selama satu jam, maka jika peserta terlambat 5-10 menit saja, setelah obrolan ringan selesai sambil menunggu mereka yang terlambat, maka akan hanya ada sedikit waktu untuk membahas hal-hal penting. Dan jika Anda melewati durasi rapat yang disepakati, itu berarti rapat berikutnya dimulai terlambat. Ini adalah lingkaran setan! Jadi pertimbangkan menggunakan aplikasi rapat yang membantu menjaga rapat tetap pada jalurnya, misalnya Synappx Meetings.
2. Gunakan Celana Panjangmu
Tentu saja, kerja dari rumah (working from home) itu sangat nyaman – bangun tidur bisa langsung menyalakan komputer. Walaupun tidak ada masalah dengan itu, tapi jika Anda akan tampil di hadapan kamera, sedikit usaha untuk memperbaiki tampilan tentu diperlukan. Dan cobalah untuk mengenakan celana panjang sehingga jika suatu saat Anda tidak sengaja terpaksa berdiri saat rapat berlangsung maka situasinya tidak akan memalukan Anda sendiri!
3. Senyapkan Suara Anda
Bahkan jika hanya ada Anda selain pembicara pada rapat, Anda harus mensenyapkan suara (mute microphone) saat tidak berbicara. Suara di latar belakang dapat dengan mudah terdengar. Benar bahwa kita semua barangkali sudah terbiasa dengan suara orang-orang berbicara di dalam rumah dan anjing menggonggong di latar belakang. Dan semua itu tidak ada yang perlu dipermalukan jika kita mensenyapkan diri sendiri agar rapat tidak terganggu.
4. Kamera Tidak Perlu Selalu Menyala
Ya, kita semua tahu bahwa agar dapat benar-benar merasakan kolaborasi tim, Anda seharusnya bisa saling melihat satu sama lain. Namun kadang kala, tidak masalah jika kamera dimatikan. Karena, sering kali terjadi sesuatu dimana kita harus melakukan tindakan misalnya anjing Anda perlu dibantu, atau anak-anak ada di sekitar Anda, atau mungkin Anda sedang tidak enak badan dan merasa lebih baik tidak menunjukkan wajah yang loyo, maka matikan saja kameranya.
5. Perbaiki Background Anda
Apapun aplikasi yang digunakan, Microsoft Teams atau Zoom, Anda diberikan opsi untuk dapat mengganti background. Anda tentu selalu bisa menggunakan background normal jika Anda memiliki ruang kantor rumahan yang baik. Tetapi jika ruang kerja Anda adalah dapur atau kamar tidur, maka Anda bisa mengaburkan background nya atau memilih background lain yang bagus yang tersedia di aplikasi rapat virtual. Atau jika mampu, Anda bisa membuat kreasi background sendiri!
JANGAN DILAKUKAN
1. Jangan Melakukan Hal Lain
Hal ini sangat penting saat Anda sedang memberi presentasi pada saat rapat virtual. Pernahkah Anda berada pada saat rapat dan melihat seseorang membagikan layar laptopnya, tetapi membuka juga email, chat, file dan foto-foto pribadi ? Sangat memalukan! Cobalah untuk tetap menjalankan satu tugas sewaktu melakukan rapat. Dengarkan apa pendapat orang lain. Sewaktu kita semua sedang sibuk, sangat penting agar tetap memperhatikan.
2. Jangan Sambil Makan
Tidak ada yang lebih memuakkan daripada tampil di layar dan menyaksikan seseorang terlihat sedang memenuhi mulutnya dengan sarapan pagi, snack atau makan siang. Silahkan makan terlebih dahulu atau setelah rapat selesai. Tidak ada ruang untuk makanan pada rapat virtual.
3. Jangan Menginterupsi
Setiap orang mempunya kesempatan waktu untuk berbicara tanpa diinterupsi. Misalnya saat brainstorming, semua partisipan tentu bersemangat untuk membagikan ide-idenya. Tapi kepada setiap orang harus diberikan kesempatan khusus untuk berbicara tanpa orang lain menginterupsinya, mengambilalih pembicaraannya. Seperti halnya pada debat– Anda memiliki waktu lima menit untuk berbicara. Begitu juga orang lain memiliki waktu berbicaranya sendiri.
4. Jangan Mengetik
Kecuali disenyapkan, tidak ada yang lebih mengganggu daripada ketika seseorang berbicara namun terdengar juga suara berisik seseorang sedang mengetik pada keyboard. Suara ketukan keyboard itu akan terdengar berisik melalui mikrofon. Dari pada mengetik, tuliskan saja pada secarik kertas atau buku tulis atau belilah headset yang berkualitas baik.
5. Jangan Mengundang Orang yang Tidak Perlu
Sudah pasti kita pernah diundang untuk rapat dan dalam lima menit pertama kita mungkin berpikir, “Mengapa saya juga diundang?” Waktu tiap orang itu berharga, jadi sewaktu mengorganisir rapat, bahkan rapat virtual, tentukanlah dengan bijak siapa yang akan memberi nilai lebih pada diskusi nanti. Sangat tidak produktif jika asal-asalan mengundang orang untuk rapat hanya supaya lebih banyak peserta.