0-800-1-008-800 (TOLL FREE)

Home » Artikel » Aplikasi Perkantoran » 6 Tips Virtual Meeting yang Efektif


6 Tips Virtual Meeting yang Efektif

Virtual meeting atau rapat/pertemuan secara virtual saat ini menjadi bagian yang penting dari pelaksanaan  bisnis sehari-hari. Dengan memanfaatkan tips-tips etiket berikut ini bisnis anda akan berjalan dengan lebih mulus dan bisa jadi rapat terlaksana secara lebih efektif daripada sebelumnya.

Persiapan dengan lebih matang. Kirimkan agenda meeting dan informasi log-in misalnya access code, URL, atau nomor call-in paling tidak satu hari menjelang meeting. Untuk menghindari masalah-masalah teknis, cobalah hadir 15 menit lebih awal untuk memeriksa semua pengaturan dan menguji koneksi, siapa tahu peranti lunak perlu diperbarui.

 

Ice Breaking. Ucapkan salam pembuka kepada para partisipan seperlunya dan perkenalkan setiap orang yang ada di kelompok, khususnya newcomer. Jika Anda ingin memulai percakapan singkat, cobalah mengarahkan pertanyaan kepada satu atau beberapa orang saja – sebab pertanyaan yang terbuka kepada semua peserta bisa menyebabkan keriuhan atau terlalu banyak orang yang berbicara bersamaan.

 

Hormati perbedaan waktu. Aturlah waktu pertemuan yang nyaman untuk setiap pesertanya. Sebab mungkin saja setiap satu peserta berada di zona waktu yang berbeda dengan yang lainnya. Sedapat mungkin hindari waktu pertemuan yang membuat peserta harus bergadang semalam suntuk, pada jam istirahat atau terlalu awal. Gunakan Google World Clock atau Microsoft Outlook Calendar untuk menghitung waktu yang pas.

 

Tetap fokus pada virtual meeting. Melakukan banyak hal bersamaan dengan berlangsungnya virtual meeting misalnya memeriksa email, membuka web, membuka Facebook dan seterusnya akan menyebabkan Anda tidak fokus pada pokok-pokok yang disampaikan di virtual meeting. Cobalah membuat peraturan ketat supaya fokus pada virtual meeting pada awal sesi dan disepakati bersama.

 

Tentukan sasaran yang jelas. Cobalah menjaga 1-2 topik pembicaraan bersamaan. Lebih dari dua topik secara bersamaan hanya menyebabkan kebingungan dan akhirnya hanya membuang-buang waktu. Jika dirasakan perlu membahas topik lain, cobalah beri jeda istirahat sebelum memulai topik baru. Ini akan membantu peserta virtual meeting yang tampil di shared-screen lebih mudah mengikuti alur pembicaraan dan tetap pada ritme pembahasan.

 

Interkoneksi Perangkat keras. SHARP Big Pad dan mesin MFP bisa memberi Anda kemampuan untuk terhubung secara lancar ke semua peranti sekaligus dan berbagi pada layar Anda tanpa masalah sehingga menciptakan lingkungan kerja yang efektif. Dan meeting Anda akan lebih menyenangkan daripada sebelumnya.